経理目線で見直す！会社の“無駄な経費”あるある

― クレジットカードの謎引き落としから料金プランの落とし穴まで ―

こんにちは。経理担当の竹中です。

経理担当として日々業務をしていると、「この支出本当に必要？」と思わず首をかしげてしまう場面があります。
特に最近は、サブスクリプション型のクラウドサービスや、在宅勤務に伴うツールの乱立など、経費の性質がますます多様化しています。その分、気づかないうちに発生している「小さな無駄」が、思いのほか大きなコストになっているケースもあるのではと思います。
今回は、経理の立場だからこそ気づける”無駄な経費”を取り上げ、それぞれの原因や背景、見直し方法について紹介していきたいと思います。

「これ何の費用？」クレジットカードの謎引き落とし

クレジットカードの明細を確認していると、時折見かける“よくわからない定期引き落とし”。
「会社名が略称で表示されていて中身がわからない」「誰が契約したかも不明」というケースは意外に多いのではないでしょうか。

たとえば：
・過去に一度だけ導入したツールのサブスクリプション
・無料トライアルのはずが自動更新されていたサービス
・請求元の表記が曖昧で、利用内容の特定が難しい支払

これらは金額も小さくスルーされがちですが、毎月5,000円の不要支出も年にすると6万円。複数あればかなりの無駄な出費となります。

✅ 対策のポイント：
・毎月のカード明細を「誰が・何の目的で・今も必要か」の視点で精査
・サービス導入・契約時には申請フローを設け、経理も把握できるように
・特定できない請求は即確認し、不要であれば即解約！

サービスの“使いすぎない”高額プラン

SaaSやクラウドサービスの料金プラン。実は上位プランのまま、使っていない機能にお金を払い続けているケースも多く見受けられます。

たとえば：
・Zoomの企業アカウント、上限人数を大幅に超えて契約
・Google Workspaceのストレージを余らせている
・高機能な分析ツールを契約したが、現場では基本機能しか使用していない

✅ 対策のポイント：
・半年に1回程度、利用状況の棚卸を実施
　―利用実績をもとに「誰が、どれだけ使っているか」を可視化
・人数分のライセンスが本当に必要か検討
　―使用頻度の低いものについては、無料プランや共有アカウントへの移行
・契約プランに”無駄な機能”がついていないか精査
　―オーバースペックになっていないかの確認

 取引先との“なんとなく”の慣習費用

会食費、接待費、手土産代など、営業現場では“慣例的”に発生する経費。
もちろん必要な費用もありますが、「この会食、本当に必要だった？」と立ち止まって考えることも大切です。

✅ 対策のポイント：
経費精算時に、目的や成果の明記を求めるフローを導入することで、漫然とした支出を減らせます。

複数部門で重複しているツール

ある部署が契約しているツールを、別部署が同じものを別途契約しているケース。特にリモートワークでツール導入が部門ごとにバラついた企業にありがちです。

✅ 対策のポイント：
ツールの一覧を統合管理し、ライセンスの集約や一括契約を進めることでコスト削減に。

意外な盲点、郵送・印刷関連の固定費

ペーパーレス化が進んでいる一方で、「念のため送っている郵送物」や「保管用に印刷している資料」など、紙の経費もまだ根強く存在します。

たとえば：
・紙の稟議書や請求書を毎月郵送
・会議資料を人数分印刷
・紙使用の保管のための倉庫費用

✅ 対策のポイント：
・稟議書、請求書システムの導入を推進
　―一時的な導入コストは掛かりますが、中長期的には経費削減につながります
・印刷ルールを見直し、「必要最低限の印刷」に切り替える意識づけ
　―会議使用は基本的にPDFで共有するなど、ルールを変える事も重要
・保管義務のある書類はスキャンして電子保管に
　―書庫や倉庫のレンタル費用の削減になります

終わりに：経費削減は“見える化”と”仕組みづくり”から

経費の見直しは「やろう」と思っても、実際にはどこから手をつけていいかわからないものです。
だからこそ、まずは現状を“正しく見える化”することが第一歩。さらにそれを、定期的に見直す“仕組み”として社内に根付かせることが、無理なく継続するための鍵となります。

経理が単に「無駄を指摘する存在」ではなく、「数字から会社をよくするパートナー」として、社内に情報を発信し続けることが、組織全体のコスト意識を高める第一歩です。

「これって本当に必要？」という視点を、社内に浸透させていきましょう。