はじめまして、土屋です。

自己紹介

はじめまして、こんにちは。
ウェブエイトの野球とラーメン担当、土屋です。

プロ野球は横浜推し、ラーメンはこってり派です。
家系、豚骨、鶏白湯などスープがにごっている系を好みます。

仕事の面では、10年以上薬局で事務をやっておりましたが、
いつしかWEB関連の仕事に興味を持ち、ウェブエイトの求人票に引き寄せられ、
なんか面白そうな会社・・・ダメ元で受けてみよう・・・
と、気がついたらウェブエイトに仲間入りしていました。

もう医療業に未練なし！と思っていたけれど
ご縁をいただき今も週１回だけ医療事務もやっています。

マーケティング・ブランディング×医療事務というなかなか異業種な掛け合わせは面白くて結構気に入っています。

ウェブエイトの仕組化担当！？

”ウェブエイトの孫の手”ゆずさんから、恐れ多くも「仕組化構築スペシャリスト」という肩書きをいただきました。

なぜそのような肩書きが・・・？

仕組化が得意なんです( ￣▽￣)ドヤ
というわけでは決してなく。。

むしろ人一倍・・・いや二倍、面倒くさがりだからこそ、
仕組化して楽しちゃおうとしているのです（よく言えば効率化）

仕組化が得意というと、几帳面で細かそう・・・と思われがちですが、私の場合は真逆です。
面倒くさがりな上に大雑把、それにくわえて年々記憶力も低下中。
細かい事を覚えられない、考えたくない、同じ事で悩みたくない。
そしてなるべく動作を短縮したい、工数を減らしたい。。
すべては動いたり考えたりすることが面倒くさいからやっているのです。

仕組化するまではそれはそれは面倒です。

でも、意外と真面目なところもあるので、日々の業務で抜け漏れがないように、
また、同じ間違いを繰り返さないためにどうしたら良いか、
なるべく転んだりつまずく事なく最短距離で走れるように、そこはしっかり考えます。

一度仕組化してしまえばその後の業務が軽量化できるため
最初は手間も時間もかかりますが、省力化のために全力で自動化やテンプレを作ることに手を尽くします。
日々の面倒なことを先回りして減らしているだけなのです。

それに、しっかりマニュアル化して仕組みを作っておくと自分が助かるのはもちろん、業務の引き継ぎが必要になった時にも楽なんですよね。

ウェブエイトで行った仕組化個人的ベスト３

とはいえ、じゃあ実際どんなことをしているのか？個人的ベスト３をまとめました。

業務フローのマニュアル化
これは単純に自分が日々やるべき業務の手順、注意事項を流れにそってまとめただけなので、完全に自分用です。
誰の役にも立ってなさそう。
でもこれがある事で、自分の注意力や記憶力のムラをカバーでき、抜けもれ防止や単純ミスの防止にもつながって圧倒的に仕事はやりやすくなりました。
（なんか気をつけなきゃいけないことあった気がするけど何だったっけ？・・・と思い出す時間も省ける）

企業研修用スライド作り
これまで口頭で説明していた研修の流れや必要事項などをすべてスライド化しました。
口頭のみで説明されるよりも整理された情報を目でみる方が相手にとっても分かりやすく、
こちらとしてもスライドに伝えるべきことを入れておくことで伝え漏れがなくなる。
再現性も上がるし、説明不足だったなと感じる部分があればスライドに追加していけばどんどんブラッシュアップができる。
ある程度の形まで仕上げるのは大変ですが、これも一度やってしまえば後々の説明も楽になり、時間の省略化にもなったかなと思います。

Google Apps Scriptでメールの自動作成
これもコードを書き上げてテスト→実装までは時間がかかりますが、
一度作ってしまえばあとは実行ボタンを押すだけで宛先、cc、件名、本文などが自動で入力されたメールの下書きが自動で作られるように設定できたりします。
ものによってはフォームから申し込みが入ったら即自動で返信されるようにしても良いかもしれません。
それに、最近だとchatGPTに希望の要件を伝えれば一瞬でコードも作成してくれます。
（実装前にコードの確認、テストは必須ですがなんて便利な時代・・・）

まとめ

仕組化して業務を効率化することで時間も短縮になるし、再現性・生産性もあがるし間違いも減るし、
なにより・・・楽です！！

取り掛かりは大変ですが、面倒なこと、なんでも仕組化して日々の業務を軽量化しちゃいましょう〜！